В современных условиях ведения бизнеса стираются географические границы и ограничения во времени. Для подписания договора с клиентами можно больше не договариваться о личной встрече, так как в современных реалиях жизни расстояние не является помехой для ведения бизнеса и заключения контрактов. Многие компании активно внедряют в свои бизнес-процессы электронное подписание документов.
Электронный документооборот (ЭДО) появился в нашей стране еще в 1980-х годах, но активно стал использоваться почти спустя тридцать лет. Это связано с принятием в 2010 году нормативно-правовых актов, регулирующих ЭДО, в частности, приказов ФНС о порядке предоставления электронных документов и выставления электронных счёт-фактур.
Какой вид электронной подписи ставить на документе, если ваш клиент является физлицом?
Если мы говорим об электронном подписании, конечно, же необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП). Существуют три вида электронной подписи: простая, квалифицированная и неквалифицированная.
Простая электронная подпись (ПЭП) используется для входа в корпоративные ресурсы с помощью логина и пароля, входа в онлайн-банк, на портал Госуслуг для аутентификации. ПЭП состоит из кода (смс) и пароля или логина и пароля.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — усиленный вариант электронной подписи, которая сформирована по технологии с использованием криптографического шифрования информации с помощью закрытого ключа. НЭП позволяет определить были ли внесения в документ уже после его подписания. Также НЭП используют для электронного подписания документов для государственных органов.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — более надежный вид подписи, так как она защищена квалифицированным сертификатом, специальным бумажным или электронным документом, отвечающим требованиям ФСБ. КЭП необходима для сдачи отчетности в контролирующие органы, работы с государственными информационными системами, для обмена документами с ФНС, для ведения ЭДО с внешними контрагентами.
Физлицами чаще всего используется простая электронная подпись. Если необходимо подписывать документы для государственных учреждений, тогда используется КЭП.
Усиленная квалифицированная подпись
Наличие у физлица УКЭП (усиленной квалифицированной подписи) дает ему право подписывать любые электронные документы.
Для получения УКЭП необходимо приобрести токен и выпустить в Удостоверяющем центре, оплатив услугу. Если возникает ошибка в подписании документов, необходимо обратиться в УДО. Также можно самостоятельно проверить совместим ли браузер с плагином криптографической программы, действует ли сертификат вашей подписи или истёк его срок действия.
Электронное подписание документов простой цифровой подписью (ПЭП) возможно через Безбумажный сервис F.Doc. Перед подписанием документов стороны заключают соглашение об электронном документообороте и дают согласие на обработку персональных данных. Обработка персональных данных осуществляется согласно 152-ФЗ «О персональных данных».
